Quante email voi e i vostri collaboratori inviate e ricevete ogni giorno? Quanto tempo e scocciature vi risparmiano rispetto alla vecchia gestione tramite telefono? Spesso sottovalutato, la scelta del corretto servizio email è un aspetto fondamentale per ogni azienda.
Attualmente, la media globale di email ricevute per persona è di 121 mail giornaliere (numeri dell’articolo presi da una ricerca di Radicati Group). Probabilmente in Italia il numero è sensibilmente inferiore rispetto ad altre regioni, però anche qui i numeri stanno crescendo!
Esistono diversi servizi email, sia con soluzioni in cloud che con soluzioni fisiche e installazioni presso la propria sede.
Meglio il cloud o una soluzione on site?
Non esiste una risposta sicuramente sbagliata e una sicuramente giusta, anche se ogni soluzione ha i suoi pro e i suoi contro.
Scegliete la soluzione on site se:
- Avete delle esigenze molto importanti/particolari
- Numerose caselle email
- Molto spazio occupato (solitamente questo fattore è dato dall’utilizzo del protocollo IMAP a scapito di POP3)
- Una connessione internet sicura e affidabile, meglio se con un backup o in alternativa prendere in considerazione un sistema ibrido (server in cloud e replica locale)
- Un backup locale e remoto funzionante come ad esempio la nostra proposta BSafe.
Scegliete la soluzione in cloud se:
- Avete delle esigenze standard
- Avete un numero di caselle email non eccessivo (circa 20-30 al massimo)
- Uno spazio occupato dalle email non eccessivo
- Non avete una connessione internet sicura e affidabile
- Non volete preoccuparvi di fare backup delle email
In linea di massima, ovviamente, una soluzione cloud costa meno di una soluzione on site, e questo sicuramente è un fattore da prendere in considerazione.
Cosa dovrebbe avere un buon servizio email (cloud o on site che sia)?
Senza distinguere la tipologia di soluzione, ci sono alcuni aspetti che sicuramente ogni servizio email deve fornire:
Sicurezza della comunicazione
Tutte le comunicazioni tra client (Outlook, Thunderbird, cellulari) e server di posta devono essere sicure. La messa in sicurezza di queste comunicazioni passa attraverso l’implementazione di protocolli di comunicazioni sicuri. Quindi preferire IMAPs e POP3s rispetto a IMAP e POP.
I protocolli implementati garantiscono uno scambio di dati cryptato e illeggibile a malintenzionati. Non adottare questa misura di sicurezza potrebbe causare problemi a voi e alla vostra azienda.
Filtro SPAM
Si stima che mediamente il 49% delle mail ricevute su un account siano di spam e che il 2.3% delle mail ricevute contenga un allegato pericoloso. Per questi motivi, un buon servizio di email dovrebbe avere a disposizione un filtro di spam di primo livello per evitare che arrivino nella casella un sacco di email indesiderate. Servizi più avanzati possono anche permettere al singolo account l’abilitazione o la disabilitazione del filtro.
Spazio a disposizione (soprattutto per le offerte Cloud e con maggiore attenzione se con connessione con protocollo IMAPs)
Il protocollo IMAP consente una sincronizzazione tra tutti i client collegati e il server, in modo che tutti i dispositivi possano leggere le stesse email e che le cartelle restino perfettamente sincronizzate.
Questa esigenza è ormai un MUST, ma oltre a grossi vantaggi, porta anche piccoli svantaggi: non cancellando mai i messaggi dal server, con l’andare del tempo, ogni account di posta conterrà man mano sempre più email e quindi aumenterà lo spazio occupato. Verificate sempre il costo per l’acquisto dello spazio extra.
Sicurezza che le vostre email inviate non finiscano nello spam
Comunicando sempre di più tramite email, è importante che tutte le mail inviate arrivino a destinazione e non finiscano nello spam di clienti o fornitori.
Vuoi controllare quanta probabilità hanno le email che invii di arrivare al tuo destinatario oppure di essere messe nello spam?
Utilizza questo semplicissimo tool online, clicca qui.
Se il punteggio non è soddisfacente, contattaci con il form qui sotto per sapere come risolvere.
