Il lavoro è molto spesso una attività che deve essere svolta da più persone contemporaneamente, ognuna per la sua parte. Per fare questo, la vicinanza è sicuramente una facilitazione fondamentale.
In ambito di Smart Working (o telelavoro), è assodata sia una distanza spaziale che temporale (non è detto che i miei colleghi stiano lavorano mentre io sto lavorando).
Per questo motivo abbiamo pensato a una serie di ambiti in cui dei software potrebbero aiutare:
Allineamento andamento attività
Molto spesso le attività aperte sono tante e su più clienti. Per questo motivo è necessario avere un software che ci faccia vedere lo stato di avanzamento delle varie attività per i vari componenti dell’azienda. Per questo aspetto, software come MeisterTask o Trello sono una soluzione a costo zero.
Per tenersi allineati all’interno del team, Slack è un altro software da tenere in considerazione! Slack è un software di messaggistica che cerca di invertire la tendenza attuale alla comunicazione tramite email, sostituendo queste con canali e messaggi.
Per aziende che lavorano facendo interventi tecnici invece la soluzione da noi consigliata è ovviamente RapportiniLavoro.it, il software in cloud che permette di compilare in modo completamente digitale i propri interventi tecnici presso i clienti (o in remoto).
Comunicazione audio/video
Le comunicazioni tra colleghi possono essere effettuate in vari modi e con vari dispositivi e ancora con più svariati software. Eccone una breve lista non esaustiva:
- Skype: Chiamate, videochiamate e chat nella rete Microsoft
- Zoom: a meno dei problemi del furto di credenziali dei giorni scorsi (registratevi utilizzando l’accesso tramite Google), questo software è uno dei più utilizzati in questo periodo perché ha varie funzionalità che il suo competitor più conosciuto (Skype) sicuramente non ha: possibilità di organizzare Webinar, possibilità di allestire le proprie sale riunioni con hardware specifico per trasformarle in “Zoom Rooms” e molto altro destinato ad un uso professionale.
- Centralino Voip BTecno: possibilità di fare chiamate interne e esterne, video chiamate, conference call e chat. Anche qui c’è la possibilità di realizzare delle sale per le conferenze e di mettere in piedi dei Webinar.
Monitoraggio attività / Timesheet
Questo sicuramente è il punto un po’ più controverso, dato che chi fa Smart Working davvero, non dovrebbe registrare ore e presenze dei propri dipendenti. Però in realtà, a tutti serve capire quanto tempo sia stato speso per una attività piuttosto che per un’altra.
All’interno della APP RapportiniLavoro.it abbiamo sviluppato anche il software di gestione attività interne che permette di registrare le ore effettuate su ogni attività per ogni collaboratore.
In questo modo sarà molto più semplice gestire il personale e capire se l’eventuale preventivo fornito al cliente sia allineato con la consuntivazione di ore e materiali utilizzati.
Conclusioni
Dal nostro punto di vista, è sempre difficile scegliere il software migliore e ciò che per la mia azienda è meglio, non per forza lo sarà per ogni altra azienda. Per questo motivo il lavoro importate da svolgere in ambito di selezione software è quello di avere una consulenza in cui, in base alle esigenze specifiche si consiglieranno software e soluzioni migliori.
